Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Содержание

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

 При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  •  мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  •  нам неприятно отвечать отказом;
  •  нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.

Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.

Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

 «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

 2) письмо-отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

 «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

 «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

 «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

 «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

 «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказИнструменты корректности
Добрый день, Владимир!Персональная адресованность
Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!Благодарность за отклик на предложение
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

 Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию  тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по  Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

(5 голос-ов, 4,20 из 5)
Loading…

в соцсетях:

    деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо     

Источник: https://www.training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html

Приглашение на чашечку кофе: отказ не всегда означает «нет»

Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Исследование, проведенное в далеком 1998 году, выяснило, что подобные приглашения обычно обрабатываются второй стороной слишком долго и тщательно.

В эксперименте участникам рассказали историю мужчины, приглашающего женщину на свидание, при этом их попросили предугадать реакцию женщины в том случае, если она не желала продолжения общения. Выяснилось, что люди в такой ситуации редко говорят о личных причинах, предпочитая «прикрываться» общими.

Кроме того, дамы часто включали в свой отказ смягчающие обороты речи и переживали за оскорбленные чувства второй стороны. Причем чем менее близко были знакомы люди, тем более осторожно и деликатно подбирались слова.

Однако далеко не всегда отказ является признаком отсутствия интереса. Возможно, у человека планы или слишком много дел, в этом случае разумно сразу предложить альтернативу в виде другой даты.

И наконец не стоит забывать, что два разных человека могут по-своему интерпретировать один и тот же отказ. Подобное приглашение всегда связано для инициатора с определенными эмоциональными рисками.

Конец года – традиционное время подводить итоги и строить планы на предстоящие 12 месяцев. И если один из пунктов в вашем плане гласит, что важно измениться в лучшую сторону или побороть негативные качества характера, вам важно знать о некоторых фактах.  

Агрессия была необходима человеку в ходе эволюции, чтобы защищать себя, свою семью и имущество. Но у современных людей нет необходимости постоянно драться, ведь для этого существуют законы и суд. Но почему же многие из нас так и не могут избавиться от этой черты характера?

По мнению психологов, победить агрессию может только среда. То есть если все кругом будут любящими и понимающими, то правонарушения и вовсе исчезнут. Но вот исследования нейробиологов не совсем подтверждают эту теорию.

Они выяснили, что на будущую агрессивность человека оказывают влияние пол и некоторые врожденные факторы, среди которых гены и состояние матери во время беременности (питание, наличие вредных привычек, окружение и т.д.) Далее конечно вмешиваются еще и факторы среды, окружающие ребенка или подростка.

Ну и конечно нельзя списывать со счетов внутренние физиологические факторы человека.

По статистике, агрессивное поведение чаще встречается у мужчин (на фоне всплесков тестостерона), у людей до 25 лет (поскольку к этому возрасту окончательно формируется префронтальная кора, которая и помогает контролировать агрессию). А вот в возрасте 50-55 лет агрессия, напротив, спадает.

Верность

Эксперименты на грызунах показали, что склонность к верности активизируют два известных гормона – окситоцин и вазопрессин. Причем у моногамных полевок мозг был более чувствителен именно к вазопрессину, контролирующему у мужчин половое и социальное поведение.

Что касается людей, то здесь все немного иначе. Исследовав ген, регулирующий чувствительность к вазопрессину, шведские ученые выяснили, что отдельные мужчины генетически не способны к привязанности и верности. И никакие социальные каноны не могут это изменить. Хорошая новость в том, что таких мужчин всего 5% от общего числа.

Пессимизм и оптимизм

Может ли пессимист превратиться в оптимиста? Исследования, проведенные с участием близнецов, показали, что на 50% депрессия тесно связана именно с генетическими факторами. Конкретный «ген депрессии» специалистам пока обнаружить не удалось, но очевидно, что некоторым людям намного сложнее чувствовать себя счастливыми в сравнении с другими.

Эгоизм

Как изменить закоренелого эгоиста? Это довольно сложно, поскольку, по заверениям ученых, эгоизм – это часть человеческой природы. Это доказали американские исследователи.

С помощью игр они подтвердили, что в любой из двух ситуаций – помочь или пройти мимо и пройти мимо или нанести вред – выигрывал именно эгоистичный сценарий.

Для большинства современных людей привычным является сценарий: помогать близким, вредить врагам и быть эгоистом по отношению к окружающим.

Выходит, что большинство качеств человеческого характера не поддаются изменениям? На самом деле это нет так. К примеру, тот же альтруизм тесно связан с культурой, поэтому его можно и нужно прививать детям с рождения. Некоторые особенности характера можно корректировать медикаментозно или на сеансах у психолога, но это, пожалуй, крайние меры.

А вот большинство наших личных качеств все же дело выбора. Честность, доброта, преданность и верность  человек вполне в состоянии контролировать, на то он и разумный.

Наблюдая за страданиями героев многочисленных мелодрам , нам кажется, что в жизни таким сценариям нет места. Кажется, что просто невозможно так часто расходиться и сходиться вновь. Но психологи утверждают, что такие люди существуют, а привычка постоянно расставаться, находясь в серьезных отношениях, является ни чем иным, как психическим расстройством, – пишет журнал Family Relations.

В соответствующем исследовании, организованном специалистами из Университета Миссури, принимали участие 545 человек, которые находились в довольно длительных отношениях. Все они ответили на вопросы о своих отношениях, наличии или отсутствии перерывов в них и тех или иных депрессивных проявлений.

В итоге выяснилось, что почти 60% респондентов в тот или иной момент жизни чувствовали желание прервать на время свои отношения, чтобы точно понять, стоит ли продолжать путь именно с этим человеком. Но вовсе не всегда это в итоге приводило к расставанию.

В некоторых случаях подобные «паузы» на самом деле помогали партнерам понять важность и ценность их отношений. Но вот те, кто делал это более двух раз, явно имели психологические проблемы.

Постоянные расставания с обязательным примирением могут указывать на довольно серьезные проблемы. Подобная цикличность часто может быть связана с тревожностью, депрессией или перепадами настроения, – отметил куратор исследования Кале Монк.

Психологи отмечают, что их выводы требуют дополнительных экспериментов, но уже сейчас можно говорить, что люди, которые часто прибегают к подобным перерывам в отношениях, должны хорошо подумать, что же именно приводит их к следующей паузе. Если проблема серьезная, тогда расставание должно быть окончательным, а если все же одолевают сомнения, над ними можно и нужно работать.

Оказывается, порядок появления на свет ваших детей оказывает огромное влияние не только на их здоровье, но даже на характер и судьбу. Результаты сразу нескольких исследований в этой области приводит журнал The Reader’s Digest.

До появления других детей в семье первенцы получают максимум родительского внимания, и именно этот факт помогает им вырасти сильными и уверенными в себе личностями. Они упорны в достижении своих целей и часто занимают лидерские позиции.

Старшие – умнее

Сразу несколько исследований, последнее из которых состоялось в 2017 году, доказали, что именно у старших детей более высокий IQ в сравнении с братьями и сестрами. Это объясняется опять же большим количеством внимания, которое достает первенцам. Но тут есть и обратная сторона – от старших детей зачастую требуют больше, чем от младших, поэтому они ощущают на себе некоторое давление.

Старшие чаще подвержены аллергии

Именно первенцы чаще бывают подвержены аллергиям, и это объясняется тем, что родители стремятся оградить их от всех инфекций и тщательно следят за их питанием. А вот младшие дети, как правило, уже с рождения контактируют с бактериями, которые старшие «приносят» из школы или детского сада.

Средние дети креативнее

Если в семье трое детей, то родители часто бывают заняты проблемами старшего и заботой о самом маленьком, поэтому средний ребенок бывает предоставлен сам себе. Ему сложнее других найти свою «нишу», поэтому чаще приходится быть более креативным и изобретательным. Кроме того, на него, как на старшего, не давят ожидания родителей, что дает больше свободы.

Средние дети дипломатичны

Им очень часто приходится улаживать конфликты между младшими и старшими, поэтому у них с самого детства проявляются качества дипломатов. Возможно именно по этой причине, умение искать компромиссы, у средних детей чаще более счастливые браки.

Средние реже страдают от депрессии

Отчасти это может быть связано с недостатком внимания со стороны родителей, а возможно дело в их заниженной самооценке.

Многодетность больше всего отражается на средних

Чем больше детей в семье, тем хуже ощущает себя именно средний ребенок. У них развиваются проблемы с самоопределением и опять же недостатком родительского внимания. А вот старшие и младшие дети не испытывают особых неудобств, независимо от количества детей в семье.

Младшие часто становятся предпринимателями

Младшие чаще всего занимают особое место в семье, но вот несмотря на это их не воспринимают всерьез. Старшие могут ревновать к родителям и не их брать в свои игры. Это вынуждает их прибегать к не совсем честным методам, чтобы быть услышанными и замеченными. Во взрослой жизни они часто становятся предпринимателями.

Младшие более раскованные

О первенце родители зачастую излишне переживают и беспокоятся из-за собственной неопытности, а вот со вторым и последующими детьми они чувствуют себя более расслабленно. Это отражается и на характере детей, поэтому младшие чаще других растут веселыми, улыбчивыми и непринужденными.

Единственные дети сочетают в себе качества старших и младших

Один ребенок в семье получает от родителей все, и здесь есть свои плюсы и минусы.

У одного ребенка есть больше шансов добиться в жизни всего и получать помощь от родителей, а с другой стороны, он рискует всегда оставаться для родителей малышом, которого они не воспринимают всерьез.

Отсутствие братьев и сестер тоже неоднозначно, с одной стороны психологически это более комфортно, а с другой – у таких детей заниженные социальные навыки, и они часто вырастают эгоистами.

Источник: https://doc.by/psixologiya-i-otnosheniya/priglashenie-na-chashechku-kofe-otkaz-ne-vsegda-oznachaet-net/

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей.

Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха.

Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения.

Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

  • Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
  • Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
  • Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения.

Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке.

Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ.

Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом.

Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить.

Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи.

Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается.

Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Источник: http://BuyingBusinessTravel.com.ru/glossary/term/otkaz-ot-uchastiya-v-meropriyatii-v-delovom-pisme/

Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата

Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Вежливый отказ, составленный с учетом психологических тонкостей, позволит сказать «нет» в такой форме, что адресат не только не обидится, но и укрепится в своем желании к дальнейшему сотрудничеству.

Когда и как используются вежливые формы отказа

Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда.

Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои профессиональные обязанности, отказывать приходится гораздо реже.

Это обусловлено этикой деловых взаимоотношений, когда и просьбы, и обязанность их выполнения строго регламентированы должностными инструкциями и того, кто обращается с просьбой, и того, к кому она обращена.

Тем не менее, обстоятельства могут сложиться так, что определенная свобода выбора у вас будет.

Чаще всего, это как раз такие просьбы и предложения от коллег, которые как раз выходят за рамки установленных регламентов.

Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете.

В любом случае, односложный ответ «нет» исключен. Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или руководителем и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.

Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как:

  1. Отсрочка принятия решения — попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел;
     
  2. Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу — хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя);
     
  3. Предвосхищайте просьбу — если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;
     
  4. Пообещайте, что в другой раз вы исполните просьбу — этот вариант вежливой формы отказа все равно не обязывает вас в следующий раз сказать «да», особенно, когда дополнить его условием «в случае, если у меня найдется свободное время»;
     
  5. «Отзеркаливайте» просьбу собеседника своим отказом — повторяйте те фразы, которыми собеседник пытается убедить вас исполнить его просьбу, проявляя дружеское участие и глядя в глаза своему визави.

Образец вежливого отказа в «зеркальной» форме:

Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом».

Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».

Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе».

Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов».

Вы: «Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».

Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором. Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.

Вежливый отказ в телефонном разговоре

В задачу секретаря входит вежливая и деликатная обработка любых телефонных звонков. Но и в этих случаях часть приходиться использовать вежливые формы отказа, представленные в таблице ниже.

СитуацияОбразец вежливого отказа
Звонок линейному сотрудникуЗвонок руководителю
Если с абонентом не хотят общаться– Извините, в настоящий момент я не могу соединить вас с данным сотрудником, он в служебной поездке. Но вы можете передать мне информацию для него.– Согласно регламентам нашей компании, поступающая в адрес руководителя информация сначала передается его заместителю/помощнику. Запишите, пожалуйста, электронный адрес, на который вы можете ее отправить с пометкой, что сведения предназначаются руководителю. В случае, если ваше предложение нас  заинтересует, с вами обязательно свяжутся.
– Извините, Сергей Петрович, но Ирина Ивановна не может сейчас переговорить в вами (у нее совещание и т. п.). Пожалуйста, оставьте для нее информацию или направьте ее письмом на адрес нашей электронной почты с пометкой «лично».
Если звонок уже не первый и абонент настаивает на  личном общении– Сергей Петрович, ваше предложение, несомненно, будет рассмотрено, но его нужно оформить в более развернутом виде и не в телефонном разговор. Это нужно, чтобы Александр Васильевич  смог в деталях ознакомиться с потенциально интересным проектом. Отправить нужную информацию вы можете на наш электронный адрес или факс с пометкой «лично». Заместитель руководителя обязательно свяжется с вами.
Если поступило коммерческое или рекламное предложение– Пожалуйста, направьте ваши предложения нам по факсу или в адрес электронной почты. Предложение и, если оно нас заинтересует, ответственный сотрудник с вами свяжется. 

Читать также:

Как сформулировать вежливый отказ в деловом письме

О том, как написать вежливый отказ правильно, должен знать каждый секретарь. Крупные компании ежедневно получают письма, содержащие разного рода приглашения и предложения. Многие из них после того, как будут просмотрены, поступают на исполнения секретарю, который и оформляет письма-отказы.

Как написать вежливый отказ от предложения

По правилам деловой переписки,  письмо-вежливый отказ от предложения каких либо товаров или услуг может содержать вежливое, но категорическое «нет» только в случае, когда данное предложение направлено явно не по адресу. В остальных случаях текст вежливого отказа должен предполагать возможность продолжения диалога — ведь рыночная конъюнктура может измениться в любой момент.

Вежливый отказ, примеры для ситуаций с потенциальными контрагентами могут такие ключевые фразы, как:

  • Спасибо за участие в конкурсе, анонсированным нашей компанией. Как идея вашего проекта, так и оригинальны способ его реализации очень понравились руководству, но заявленная вами стоимость превышает бюджет, выделенный для этих целей. В настоящее время в качестве исполнителя выбрана другая компания, но мы надеемся на продолжение сотрудничества в будущем;  
  • Мы внимательно ознакомились с предложенной вами продукцией и ее техническими характеристиками. К сожалению, по некоторым параметрам  данные модели нам не подходят. Надеемся, что в дальнейшем, если мы сможем внести изменения, то сможем заключить с вашей компанией договор на поставку.

Как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества

Текст вежливого отказа от сотрудничества, оформленный с использованием языка и этикета деловой переписки, как правило, имеет следующую структуру:

Вводная часть: вежливое обращение по имени-отчеству, информирование о получении предложения о сотрудничестве и выражение благодарности за это предложение и внимание, проявленное к вашей компании;

Основной текст: Аргументированный отказ от сотрудничества с указанием тех обстоятельств, которые мешают заключению договора. Если предложение сопровождалось приложением документов, необходимо отметить, что все они были подробно изучены;

Заключительная часть: Выражение сожаления о том, что в настоящий момент сотрудничество невозможно и выражение надежды на то, что оно будет вероятно уже в ближайшем будущем. При необходимости, можно перечислить условия, при которых это станет возможным.

Своего рода вежливый отказ от сотрудничества — это и письмо-извещение об отказе в приеме на работу. Пример такого письма приведен ниже.

Как оформить вежливый отказ от приглашения

Важно, чтобы вежливый отказ от приглашения также был своевременно оформлен, поскольку организация и планирование многих мероприятий осуществляется с учетом предполагаемого количества участников.

Поэтому своевременно отосланный в адрес организаторов вежливый отказ от приглашения позволит им оперативно скорректировать программу, определить количество посадочных и бронируемых в гостиницах мест. Не следует забывать и о речевом этикете в деловой переписке.

Такое письмо не только дань элементарной вежливости, но и свидетельство наличия деловой этики и профессионализма.

Справка

Начинаться  вежливый отказ от приглашения, оформленный в письменном виде, может со слов:

  1. Выражаем благодарность за приглашение, но, к сожалению…
     
  2. Спасибо за предоставленную возможность принять участие в таком интересном мероприятии, как … но, к сожалению
     
  3. К сожалению, в настоящее время у нас нет возможности стать участниками …, в связи…

Желательно, чтобы причины, по которым компания не сможет ответить на приглашение, были указаны в тексте вежливого отказа. В его заключительной части также нужно будет выразить надежду, что в следующий раз свое участие ваша компания обеспечить сможет.

Читать также:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211199-vejlivyy-otkaz-18-m1

Как я на месяц отказался от кофе, и что из этого вышло

Инструкция: как расшифровать отказ от приглашения на кофе

Когда-то давным давно я познакомился с такой техникой выработки привычек, как «трайлы». Когда мы хотим начать в жизни что-то новое, как то: бросить курить, начать заниматься спортом, выучить язык или перестать есть на ночь, — нам боязно, потому что выходить из зоны комфорта на всю оставшуюся жизнь страшно.

Стив Павлина, известный американский эксперт по саморазвитию, написал популярную статью на эту тему (которую я впоследствии перевел), из которой я и еще десятки тысяч людей узнали о прекрасном способе пробовать что-то новое.

Помните shareware программное обеспечение, которое работало 30 дней, а потом нужно было заплатить? Мы все еще называли эти 30 дней «триальным периодом». С привычками то же самое: им можно давать 30 дней, а потом принимать решение — жить с ними дальше или нет. Подробнее читайте в моем посте от 2015 года, посвященном теме трайлов.

В октябре 2017 я решил сделать очень важный для себя эксперимент и отказался от кофе на 30 дней.

Вы можете подумать: «ой, ну камон, от кофе он отказался — то же мне выход из зоны комфорта!»

Дело в том, что до октября я стабильно выпивал 4-5 чашек кофе ежедневно: 1 утром с молоком, 2-3 американо и еще 1 с молоком в течение дня. Я не представлял свою жизнь без кофе последние 5 лет. Чтобы вы понимали, насколько все плохо: я знаю по именам всех «стареньких» бариста Даблби, меня узнают во всех офисных кофейнях, где я работал, а 400 капсул Nespresso дома хватало нам на 2-3 месяца.

Интересно, что очевидных предпосылок к отказу от кофе у меня не было. Я прекрасно засыпал и просыпался, меня не одолевала какая-то супербодрость после напитка, да и, в целом, я чувствовал себя прекрасно.

Тем не менее мне было очень интересно попробовать избавиться от этой привычки. Я осознавал, что «выпить чашечку кофе» – это больше не желание организма, а своеобразный ритуал, значимость которого нам диктует мозг.

Основной целью эксперимента для меня стало освобождение от этого ритуала.

Мы ходим в Старбакс не только потому, что нам нравится кофе (он там все равно отвратный), а потому что нам нравится ритуал похода в кофейню и приятный картонный стаканчик со своим именем на нем. 

Ровно 1-го октября я взялся за дело.

Как проходил трайл

Первая неделя. Каждый день болела голова. Было сложно без застарелой традиции. Я привык выпивать чашку флэт уайта утром, сразу по приходу в офис. Затем американо в районе 12 и еще один после обеда. Ближе к вечеру капучино на миндальном молоке. И так каждый будний день.

Первым вызовом было научиться переключаться от работы как-то иначе, нежели с чашкой кофе. 

Так в течение месяца я научился по ходу дня перемещаться по офису и работать в разных местах: на своем рабочем месте, на диванах, стоя и т.д. Оказалось, что кофе для меня был не только просто ритуалом, но и конкретно возможностью отвлечься от рабочих задач.

Вторая неделя. На кофе еще тянуло, но уже заметно меньше. Головные боли не ушли, что было для меня очень странно, ведь обычно я вообще никогда не страдаю от мигрени.

В части ритуалов стало попроще. Стал иногда пить несладкий какао (когда чистый какао-порошок заваривается молоком). Кофеина в этом напитке в 10-12 раз меньше, чем в кофе, зато очень много жира, поэтому увлекаться все равно не стоит. Появлением какао удалось закрыть часть неизбежных «встреч за кофе», когда собеседник намеренно приглашает в кофейню для более неформального общения.

3-4 недели. К моему великому удивлению, голова все еще болела. Я не претендую на медицинские знания, но здесь явно имел место быть эффект повышения давления на фоне употребления кофеиносодержащих продуктов. Закончилось это только к началу последней недели эксперимента.

Итоги трайла и неожиданная кульминация

К окончанию моего своеобразного исследования я натужно пытался заметить хоть какие-то положительные изменения, и у меня не получалось. Вроде засыпал и просыпался я так же, чувствовал себя тоже не хуже и не лучше, чем до этого (если не считать головных болей, которых раньше не было).

Я уже было подумал, что отказ от кофе почти никак не повлиял на мой организм, и можно спокойно вернуться к этой привычке. Разве что немного снизить употребление напитка, избавившись от ритуального оттенка этой процедуры.

С этими мыслями 1-го ноября я торжественно выпил любимый Flat White и…

Не понял, что произошло. Он показался мне вообще невкусным. Почти что отвратительным. Сказать, что я был крайне удивлен случившимся — значит не сказать ничего. Сделав еще несколько глотков, я лишь убедился, что это ощущение не было ложным.

Кофе перестал казаться мне вкусным.

Два основных эффекта после отказа от кофе на 30 дней

  1. Он больше не кажется вкусным. Это правда. Я больше не хочу пить кофе. За прошедшие почти две недели я пил кофе от силы раза 3-4, против 25-40 за тот же период времени в прошлом. Горький, со странным привкусом напиток — мне перестало это нравится.
  2. У меня снизился уровень тревоги.

    Я понял это, только когда выпил первую, а затем вторую чашку кофе после трайла. Эффект наступал незамедлительно: меня «вштыривало». Раньше я никогда не замечал такого: выпивал кофе, и ничего не менялось.Сейчас же после одной чашки сразу наступает нервное возбуждение и тревога.

    Мне потребовалось несколько дней после трайла, чтобы осознать, что я стал более спокойным и уравновешенным.

Чего не произошло из того, что я ожидал

Вокруг кофе есть ряд мифов и убеждений, и я был уверен, что обязательно замечу что-то новое в определенных сферах своей жизни. Но увы.

  1. Сон. Никаких изменений: я как спал хорошо, так и продолжаю сейчас без видимой разницы.
  2. Общее самочувствие. Тоже не вижу каких-то отличий. Чувствую себя прекрасно.
  3. Работа мозга. Все идентично тому, как было до трайла.

Сегодня я пью кофе 1-2 раза в неделю, научился более эффективной работе без длительных кофейных перерывов, и не знаю, что делать с машинкой Nespresso дома. Я никогда не мог себе представить, что смогу прожить без кофе хотя бы день, а теперь его почти совсем не пью. И не потому что я себя заставил, а вследствие простого 30-дневного эксперимента.

Делитесь вашими экспериментами с кофе и другими привычками!

Update: сегодня 24-й день с момента завершения эксперимента, и история получила неожиданное развитие! Я действительно перестал пить кофе, точнее кофеин, но благополучно продолжил пить «декаф» — кофе без кофеина.

Теперь я выпиваю такой напиток стабильно 1-2 раза в день. Получается занятная штука: трайл помог мне победить зависимость от кофе как такового, но не помог справиться с ритуальным характером этой привычки. И это новое поле для развития.

Придумываю новый трайл, который поможет справиться теперь с привычкой. Следите за апдейтами)

Кирилл Гурбанов
Обо мне и моих проектах

Источник: http://gurbanov.ru/nocoffeetrial/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.